Quy Trình Tác Nghiệp Giữa Các Bộ Phận Trong Quán Cafe

Như tôi đã đề cập đến việc bố trí nhân sự, bảng mô tả công việc cho các vị trí, phần này sẽ tiếp tục với quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận, mà ở đây nêu rõ quy trình tác nghiệp giữa bộ phận phục vụ - bộ phận thu ngân - và bộ phận pha chế.
Quy trình tác nghiệp giữa các bộ phận trong quán cafe, quán ăn, nhà hàng

TÁC NGHIỆP GIỮA PHỤC VỤ - THU NGÂN - PHA CHẾ

Bước 1: Order thức uống/món ăn.

Nhân viên phục vụ order hàng hóa khách hàng yêu cầu lên phiếu order (lưu ý: phiếu order này được lưu trữ để xử lý khi có vấn đề như sai sót, hay gian lận; phiếu order thông thường có các thông tin: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi món, tên món, số lượng món). Theo quy trình quản lý nhân sự khép kín này, thì phiếu order chỉ cần 1 liên.

Ngoài ra, với quán cafe rộng hoặc có nhiều tầng, có thể sử dụng ngay phần mềm quản lý quán cafe có order bằng điện thoại rất tiện dụng, xem video dưới sẽ rõ về lợi ích dùng order bằng điện thoại.


P/s: hiện nay vẫn còn nhiều hàng quán sử dụng "bàn chông tính tiền" như ảnh dưới, vừa chậm chạp, vừa tính toán dễ bị sai, vừa dễ thất thoát tiền bạc.

Bàn chông tính tiền
Chia sẻ của chủ quán Phạm Thu Hiền

Bước 2: Nhập phần mềm và in phiếu chế biến.

- Nhân viên phục vụ đem phiếu order đến nhân viên thu ngân.

- Thu ngân nhận phiếu order, nhập vào máy tính theo đúng yêu cầu. Thu ngân cho in phiếu chế biến. 

- Khi thu ngân cho in phiếu chế biến thì máy in bộ phận pha chế/nhà bếp sẽ in món.

Thực hiện quy trình khép kín này từ phục vụ đến thu ngân và đến nhà bếp, giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát, hạn chế nhân viên thiếu trung thực...

Hoặc sử dụng ứng dụng để nhân viên order bằng điện thoại, máy tính bảng từ đó chuyển thông tin (chuyển lệnh) trực tiếp đến máy tính của thu ngân và đến máy in phiếu chế biến ở khu pha chế/nhà bếp, cái này phù hợp với quán cafe diện tích rộng, có nhiều khu, nhiều tầng.

Bước 3: Xuất hàng hóa.

- Pha chế/bếp nhân phiếu chế biến và thực hiện theo đúng thông tin phiếu in chế biến.

- Pha chế ra món, sắp xếp món để phục vụ thuận tiện đưa ra đúng số bàn.

Bước 4: Giao thức uống/món ăn cho khách.

Nhân viên phục vụ đưa món ra cho khách hàng. lưu ý: nhân viên phục vụ phải kiểm tra xem đã đầy đủ các công cụ/hàng hóa đi kèm với thức uống/món ăn rồi mới bê giao cho khách hàng, ví dụ: ly cafe đá chế phin cần đi kèm ly đá, muỗng cafe, gói đường nhỏ...

Bước 5: In bill thanh toán và thu tiền.

- Nhân viên phục vụ nhận yêu cầu thanh toán từ khách hàng và vào thu ngân yêu cầu in phiếu tính tiền (bill).

- Thu ngân in phiếu tính tiền và tiền thối (nếu có).

- Nhân viên phục vụ kiểm tra xem bill và tiền thối đã chính xác chưa trước khi giao cho khách hàng.

- Nhân viên phục vụ thu tiền và trả tiền thối cho khách hàng.

Bước 6: Chốt sổ doanh thu bán hàng: theo ca và theo ngày.

- Thu ngân: chốt sổ theo ca để chuyển cho người làm ca tiếp theo.

- Cuối ngày: thu ngân chốt sổ sách tiền quỹ đầu ngày, tiền doanh thu để chốt sổ theo ngày chuyển cho chủ quán hoặc quản lý.

- Làm các báo cáo định kỳ theo tuần/tháng/quý... về bán hàng cho chủ quán hoặc quản lý quán theo yêu cầu.


Lưu ý cách xử lý một số trường hợp đặc biệt:
1. Khách hàng đổi/trả thức uống.
2. Khách hàng gọi thêm thước uống.
3. Khách hàng chuyển bàn/chuyển khu vực.
4. Khách hàng gộp nhiều bàn lại làm một.
5. Khách hàng tách một bàn thành nhiều bàn.


Lời tựa:

Ebook "bán CÀ sao PHÊ" được bắt đầu viết từ năm 2014 khi tôi đang làm quản lý quán cafe MiMoSa Bà Rịa của gia đình và cho đến nay vẫn được cập nhật liên tục những kiến thức mới, những vấn đề cho phù hợp với xu hướng mới, hành vi mới của người tiêu dùng. Vì là ebook online nên việc cập nhật tri thức mới, kinh nghiệm mới được dễ dàng và nhanh hơn nhiều so với sách in.

"Bán CÀ sao PHÊ" đi thẳng vào thực tiễn mở quán cafe hướng đến thành công, đó là từ bước có ý tưởng kinh doanh cafe, rồi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe với các chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh quán cafe, cách đầu tư quán cafe cho phù hợp với điều kiện của mỗi cá nhân, rồi làm marketing quán cafe hiệu quả như thế nào, phương pháp quản lý quán cà phêquản lý nhân viên quán cafe sao cho phù hợp... Ebook "bán CÀ sao PHÊ" phù hợp với những ai bắt đầu có ý tưởng làm quán cafe, chủ quán cafe đang hoạt động.

Bên cạnh việc trao tặng tri thức và kinh nghiệm thực tiễn làm quán ở ebook này, tôi còn là người sáng lập và điều hành DanTriSoft, công ty chuyên làm phần mềm quản lý bán hàng nên tôi còn có món quà là bộ phần mềm bán hàng miễn phí dành tặng cho chủ quán, có thêm công cụ phần mềm này thì việc quản lý quán trở nên dễ dàng hơn và thành công hơn. Hãy click vào link bên dưới để nhận món quà tặng được gọi là "Nồi cơm Thạch Sanh thời hiện đại", món quà này ai cần cứ nhận lấy thậm chí mời bạn bè cùng nhận đều được DanTriSoft hoan nghênh nhé.